Destruccion de documentos normativa

Destrucción de datos a granel

Hay muchas leyes en el Reino Unido que establecen cómo las empresas deben almacenar y mantener la seguridad de los datos, así como cómo deben eliminarlos cuando sea necesario. Esto incluye tanto los datos digitales como los documentos físicos, como papel, discos duros, discos, etc. También deben existir políticas para que los empleados las sigan en relación con la eliminación segura de documentos.
Entre los procedimientos reconocidos para la eliminación de documentos se encuentran los servicios con certificación NAID. Éstos certifican la destrucción de documentos seguros para garantizar que se ajusta a la norma correcta y cumple con toda la legislación del Reino Unido. La certificación NAID requiere la aprobación de múltiples empresas privadas de destrucción para mantener todas las normativas de privacidad, incluyendo las principales industrias como la HIPAA, FACTA, GLAB y GSA. Este nivel de comprobaciones es necesario ya que los documentos sensibles necesitan un nivel de destrucción mucho mayor que la destrucción personal a domicilio.
La legislación británica también tiene en cuenta el almacenamiento de la documentación segura antes de su eliminación. Deben guardarse en consolas o contenedores cerrados que no puedan abrirse sin acceso autorizado y con llave por parte de los profesionales de la trituración. De este modo, se minimiza el número de personas que tienen que manipular los datos y, por tanto, se reduce el riesgo de que se produzca una violación de la confidencialidad o que la información llegue a manos de personal no autorizado. Las consolas chapadas con cerradura son la opción más popular para el almacenamiento y la eliminación segura de documentos, ya que los documentos que se introducen por la ranura de la parte superior de la consola no pueden recuperarse sin desbloquearse. Además, la superficie de la parte superior de la consola supone un buen aprovechamiento del espacio para las empresas.

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Las leyes de privacidad se aplican a todos los negocios. Las violaciones de las siguientes leyes pueden dar lugar a una sanción o incluso a la pérdida de su licencia comercial. Es importante proteger a sus clientes y a usted mismo. Estas son algunas de las leyes de privacidad más importantes que debe conocer como propietario de un negocio.
¿Qué es la FACTA? FACTA es la Ley de Transacciones Crediticias Justas y Precisas de 2003 (FACTA), es una NUEVA LEY FEDERAL. Está diseñada para reducir el riesgo de fraude al consumidor y el robo de identidad, creado por la eliminación inadecuada de la información del consumidor. FACTA ayudará a educar y proteger a las empresas y a los consumidores. Por ejemplo, los consumidores tendrán derecho a un informe de crédito gratuito anualmente de los repositorios nacionales y de las agencias nacionales de informes de crédito especializados. El Presidente Bush firmó la Ley FACTA el 4 de diciembre de 2003. Esta legislación contiene importantes modificaciones de la Ley de Informes de Crédito Justos en un amplio abanico de temas y cuestiones. Para un análisis inicial de la FACTA y los numerosos cambios que introduce en la Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA), visite en línea el Centro Nacional de Derecho del Consumidor.

Almacenamiento seguro de registros

Las empresas de destrucción deben seguir las normas establecidas en estas leyes para garantizar que proporcionan servicios de destrucción seguros a sus clientes. Es tranquilizador para el cliente saber que su información está protegida durante todo el proceso de destrucción gracias a estas leyes.
Antes de la introducción de muchas de las leyes que existen hoy en día, las empresas podían simplemente tirar la información privada de sus clientes a la basura o reciclar los documentos en lugar de destruirlos. El mundo ha cambiado mucho en las últimas décadas, los nuevos avances tecnológicos han hecho que la seguridad de la información privada en papel y en formato electrónico sea una prioridad absoluta.
La ley regula la Información Personal de Salud (IPS) asegurando que existen salvaguardas para proteger los registros así como prohibir su divulgación. A la hora de deshacerse de la PHI, es fundamental que la empresa de destrucción de documentos cumpla con la HIPAA o, de lo contrario, se podrían imponer fuertes multas.
La Ley de Fraude y Abuso Informático, o CFAA, se aprobó en 1984 pero se ha actualizado seis veces desde entonces para crear una ley de seguridad informática que refleje el entorno tecnológico actual. Cuando se trata de datos electrónicos, no hay que buscar más allá de esta ley para encontrar normas sobre cómo manejar sus documentos digitales.

Destrucción segura fuera de las instalaciones de cintas

La incapacidad de desechar objetos sin valor aunque parezcan no tenerlo se conoce como síndrome de acaparamiento compulsivo. Si los excéntricos hermanos Collyer hubieran tenido un mejor conocimiento de las prácticas de destrucción, probablemente no habrían sido asesinados por los mismos documentos y periódicos que coleccionaban obsesivamente.
En diciembre de 2007, la Comisión Federal de Comercio anunció un acuerdo por valor de 50.000 dólares con American Mortgage Company de Northbrook, Illinois, por las acusaciones de que la empresa había infringido las normas de eliminación, protección y privacidad de la FTC al no deshacerse adecuadamente de los documentos que contenían información crediticia y de identificación personal de los consumidores. Al anunciar el acuerdo, la FTC puso a todas las empresas sobre aviso de que se toma en serio estos fallos.
Un acuerdo de 50.000 dólares puede parecer escaso si se compara con el posible daño financiero a los individuos como resultado de la negligencia de la empresa, pero además de las relaciones públicas negativas para American Mortgage, el acuerdo incluye la obligación de obtener una auditoría, cada dos años durante los próximos 10 años, por parte de un profesional cualificado e independiente, para garantizar que su programa de seguridad cumple las normas de la orden. Cualquier fallo similar por parte de esta empresa durante la próxima década será objeto de un castigo más severo. Esta es, sin duda, una lección muy costosa.

Manuela Toribio

Bienvenido a mi blog, soy Manuela Toribio y escribo sobre diversos temas de actualidad.

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